Commandes – Documents

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Pour chaque commande, il est possible de créer différents documents, tels que des factures, des bordereaux d'envoi ou des avoirs. L'onglet Documents devient actif pour une commande lorsque vous n'êtes plus en mode édition. Le nombre indiqué entre parenthèses après Documents indique le nombre de documents qui ont été créés pour la commande en cours.
Le tableau affiché sur la page répertorie tous les documents créés pour la commande en cours. Les icônes ont les significations suivantes :
Tableau 120 : icônes utilisées pour les documents de commande

Icône
Description
Le document est actif et peut être traité
Le document est finalisé et ne peut plus être modifié

Pour afficher une vue détaillée du document, cliquez sur le nom affiché dans la colonne de type.
Dès que vous aurez finalisé un document, la date de finalisation sera affichée dans la dernière colonne du tableau.
Pour afficher ou imprimer un aperçu avant impression du document, cliquez sur l'icône située dans la dernière colonne.
Si vous souhaitez créer un nouveau document, sélectionnez le type de document dans le menu déroulant situé sous le tableau, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour supprimer un document, procédez comme décrit à la section Suppression d'entrées, ci-dessus. Vous pouvez uniquement supprimer des documents qui n'ont pas été finalisés.
Tous les documents sont créés et traités de façon similaire. Les points communs sont illustrés par l'exemple de facture montré à la Figure 28. Certains détails spécifiques seront expliqués ultérieurement.
Chaque document contient des informations relatives à l'adresse, à la commande, ainsi qu'à certains champs de fonction :
Figure 28 : aperçu d'une facture
Les informations relatives à l'expéditeur sont tirées des données d'adresse provenant du site Web. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Adresse, ci-dessus.
Différentes entrées, telles que les numéros et les dates, doivent être indiqués pour tous les types de documents. Pour saisir les dates, utilisez la fonction de calendrier. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Champs de saisie de la date, ci-dessus. Une fois le numéro de document et la date saisis, vous devez toujours cliquer sur le bouton Enregistrer. Sinon, les données saisies ne seront pas appliquées à l'aperçu avant impression.
Il est possible de modifier les valeurs de quantité afin d'ajuster le positionnement des entrées sur la commande. Entrez les quantités appropriées. Le champ texte Avis au client permet de créer une note afin de fournir au client des informations sur le présent document.
Pour enregistrer les modifications réalisées, cliquez sur Enregistrer. Les totaux du document sont alors mis à jour.
Si une valeur de positionnement est marquée avec une astérisque (*), cela signifie que le produit est déjà mentionné dans au moins un autre document du même type.
Cliquez sur l'icône pour supprimer un élément positionné dans la liste. L'élément positionné sera supprimé du document sans aucune confirmation de suppression.
Pour afficher un aperçu avant impression du document, cliquez sur le lien Aperçu avant impression. Dans l'aperçu avant impression, des informations client supplémentaires sont affichées sous l'adresse du client. Ces informations sont issues de celles saisies par le client dans la section Mon compte.
Si vous souhaitez enregistrer vos documents sous un format non modifiable, vous pouvez utiliser la fonction Finaliser. Lorsque vous cliquez sur Finaliser, les documents peuvent toujours être affichés et imprimés, mais il est impossible de les modifier ou de les supprimer. De cette manière, une fois le processus de finalisation terminé, vous pourrez enregistrer tous vos documents sous un format non modifiable. Si vous devez réaliser des modifications ou ajouter des informations, vous devrez créer de nouveaux documents.
Lorsque vous travaillez sur des commandes, gardez toujours à l'esprit les points suivants :
Remarque : Lorsque vous lancez une impression depuis un navigateur, et selon les paramètres du navigateur utilisé, des en-têtes et des pieds de page gênants (par exemple, le numéro de page, l'adresse Internet ou la date) risquent d'être imprimés. Vous pouvez modifier ces paramètres. Dans le cas d'Internet Explorer, cliquez sur Fichier >> Mise en page dans la barre de menus. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, il y a une section En-têtes et pieds de page. Les valeurs saisies dans cette boîte de dialogue seront imprimées sur chaque page imprimée depuis le navigateur. Si vous ne souhaitez pas imprimer ces informations, supprimez simplement les entrées présentes dans ces deux champs.