Bordereau UPS

Vous avez la possibilité d'assurer le suivi des commandes auxquelles un numéro de bordereau UPS est attribué. Cela vous permet (ainsi qu'au client) de disposer d'un suivi de l'état d'acheminement du colis livré.
Pour plus d'informations sur les principes de base de fonctionnement des bordereaux, reportez-vous aux sections Bordereau, ci-dessus et Commandes – Documents, ci-dessus. Les champs spécialisés ont les significations suivantes :
Tableau 122 : champs spécialisés utilisés dans les bordereaux UPS

Nom de champ
Description
Type de champ
Exemple
Numéro de suivi UPS
Ce numéro est généré par le logiciel WorldShip, puis importé. Il est indispensable au suivi du colis.
Champ de saisie, alphanumérique
1ZOV77645388887
Inscription et logiciel UPS
Affiche une zone présentant des fonctions UPS spécialisées
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S'inscrire sur UPS
Vous redirige vers la page d'inscription auprès d'UPS.
Vous recevrez un numéro de client dont vous aurez besoin pour installer le logiciel d'UPS.
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Commander le logiciel UPS WorldShip
Grâce à ce logiciel, vous pourrez créer des numéros de suivi UPS. Vous pouvez également créer tous les documents de livraison UPS nécessaires.
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Format de fichier pour l'exportation de données vers UPS WorldShip
Sélection du format de fichier avec lequel vous pouvez importer les données vers votre compte UPS WorldShip. En fonction de la version de WorldShip, vous pouvez utiliser des formats CSV ou XML. Le format est configuré à l'aide des options correspondantes. Les données sont enregistrées vers un fichier au format requis.
Case d'option
 

Pour enregistrer les modifications réalisées, cliquez sur Enregistrer.

Préparation

Pour proposer à vos clients le suivi des colis, vous devez vous inscrire auprès d'UPS et installer le logiciel WorldShip.
Pour vous inscrire chez UPS, cliquez sur le lien S'inscrire sur UPS. Une fois inscrit, connectez-vous et réclamez un numéro de client depuis le menu My UPS.
Pour la prochaine étape, vous devez réclamer le logiciel WorldShip auprès d'UPS. Pour ce faire, cliquez sur le lien Commander le logiciel UPS WorldShip. Remplissez et soumettez le formulaire affiché.
UPS vous enverra le logiciel. Une fois le logiciel reçu, installez-le. Suivez les instructions fournies par UPS.

Création d'un numéro de suivi UPS

Pour créer un numéro de suivi UPS, vous devez exporter le bordereau, puis l'ouvrir dans WorldShip. Pour cela, vous devez disposer d'une adresse de boutique. Il n'est pas possible d'exporter le bordereau si aucune adresse n'est indiquée. Si l'adresse de votre boutique ne répond pas aux critères d'UPS, vous recevrez un message d'avertissement avec un lien pointant vers l'adresse de la boutique.
Procédez comme suit :
  1. Si toutes les informations sont correctes, exportez-les en cliquant sur Exporter. Choisissez l'emplacement dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier exporté, puis donnez-lui un nom.
  2. Lancez WorldShip et sélectionnez la fonction Import (importer) du menu File (fichier).
  3. Saisissez le nom du fichier d'exportation en tant fichier d'importation. Entrez alors directement le nom et le chemin d'accès au fichier ou cliquez sur Parcourir... et sélectionnez-le. Renseignez les autres paramètres en suivant les instructions de WorldShip.
  4. Étant donné que le fichier contient toujours un en-tête, vous devez cocher la case First row contains field name (la première ligne contient les noms de champ).
  5. Pour importer correctement les informations, vous devez sélectionner les données correspondantes et associer les noms de champ dans le fichier importé avec les noms de champ internes de WorldShip lorsque vous importez un fichier pour la première fois. Si la langue utilisée dans l'interface d'administration de la boutique lors de l'exportation du fichier est la même que celle utilisée par votre logiciel WorldShip, les noms de champ seront identiques. Cela devrait faciliter le processus d'association. L'association se fait depuis les onglets Recipients (destinataires) et Package (colis). Pour associer les données, procédez comme suit :
  6. Sélectionnez dans la liste de droite le champ correspondant aux données externes en cliquant sur son nom
  7. Sélectionnez dans la liste de gauche le champ correspondant aux données internes en cliquant sur son nom.
  8. Cliquez sur Map (associer).
Si toutes les options sont définies correctement et que tous les champs sont associés, cliquez sur le bouton Import (importer).
Continuez à modifier l'envoi en suivant les instructions du logiciel WorldShip. Pour créer un numéro de suivi UPS, cliquez sur Finish (terminer) une fois toutes les informations nécessaires saisies.
Entre autres, cela enregistre l'envoi dans l'historique des livraisons et vous permet de consulter le numéro de suivi UPS.

Activation du suivi des commandes

Saisissez le numéro de suivi UPS dans le champ UPS tracking number (numéro de suivi UPS) du document approprié du bordereau UPS.
Pour enregistrer les modifications réalisées, cliquez sur Enregistrer.
Une fois l'enregistrement réalisé, un lien Track Shipment (suivi de l'envoi) est affiché à côté du numéro de suivi UPS. Utilisez ce lien pour afficher la page UPS permettant de voir l'état actuel de la livraison.

Suivi des commandes dans la boutique

Une fois le numéro de suivi saisi et enregistré, le lien de suivi de la commande devient également disponible pour le client concerné.
Le client peut alors afficher le suivi de la commande depuis la rubrique Historique des commandes de la section Mon compte. Le numéro de suivi UPS est également affiché sous forme de lien dans la commande. Le client peut utiliser ce lien pour afficher la page UPS permettant de voir l'état actuel de la livraison.
Un lien vers le suivi des commandes est également inséré dans chaque email d'indication de statut envoyé au client.